Retos tecnológicos para impulsar la “Transformación Digital en las Universidades”.

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El título de este coloquio pone nombre a un proceso en el que se ven inmersas actualmente la mayoría de universidades. De forma paulatina, la actividad de las universidades, al igual que muchas otras empresas, se ha ido apoyando en las ventajas que ofrecía la tecnología.

Y en el caso de la UNED, podríamos decir que esta transformación se inició como respuesta a las necesidades de servicio que iban surgiendo. De esta forma, por ejemplo, para agilizar los procesos de comunicación de calificaciones se desarrollaron aplicaciones que acortaban los plazos mediante la generación automática de papeletas, se comenzaron las primeras experiencias de matriculación por internet, etc. Algunas de estas aplicaciones se fueron desarrollando por los servicios técnicos de la propia universidad y otras fueron contratadas a empresas especializadas.

A lo largo de este periodo en el que se fue incrementando el número de máquinas y aplicaciones que surgían en distintos departamentos, no solo en el Centro de Servicios Informáticos, hasta que llegó a un punto en el que era difícilmente controlable. En ese momento, el Equipo de Dirección de la Universidad, optó por centralizar tanto al personal que se dedicaba al desarrollo de aplicaciones y mantenimiento de sistemas, como las infraestructuras. Para ello se trasladó a todo el equipo al edificio que actualmente alberga el Vicerrectorado de Medios y Tecnologías y que se encuentra en Las Rozas, y que hasta entonces se había dedicado a la atención tutorial a los estudiantes.

A partir de ese momento se comenzó un proceso de traslado de máquinas, desde distintas sedes (rectorado, facultades, empresas de servicios). Esta medida que inicialmente fue polémica, especialmente de cara a los trabajadores, se ha demostrado que, finalmente, ha sido muy beneficiosa, ya que ha facilitado la comunicación entre los distintos trabajadores que debían coordinarse en sus tareas.

Ahora la universidad ha consolidado sus servidores. Todos ellos están ahora en un único CPD, lo que permite una mejor gestión de los mismos.

Por otro lado se ha pasado de una estrategia de servidor físico a otra de servidor virtual. Esto permite rapidez en el establecimiento de nuevos servicios y una optimización de la infraestructura fortaleciendo y recuperando capacidad de cómputo, pues varios procesos masivos de la Universidad son estacionales.

Pero como todo proyecto también tuvo sus dificultades. Por las peculiaridades del edificio, nos encontramos con una limitación de consumo eléctrico, lo cual suponía un problema a la hora de enfriar la sala de servidores. Para resolver este problema El CPD se ha dispuesto en un pasillo frío, permitiendo un importante ahorro energético.

La integración de aplicaciones informáticas de procesos relacionados ha sido un proceso largo y muy laborioso en el que se han conseguido un alto nivel de integración. La oferta académica de cada año, los recursos docentes asociados a dicha oferta, las matrículas, los cursos virtuales, la aplicación de exámenes, calificaciones y expedientes académicos forman un circuito interconectado de aplicaciones alrededor de ios cuales profesores, tutores, estudiantes y personal de administración y servicios interactúan desarrollando cada uno su labor académica y/o administrativa. Es un entorno técnico vivo, en el que se van integrando nuevas funciones y/o aplicaciones, pero que integra ya un amplio abanico de procesos.

Estamos especialmente satisfechos de los primeros proyectos de administración electrónica que hemos llevado a cabo a partir de la implantación de las herramientas proporcionadas por la AGE. Entre ellos podemos destacar:

  • Autoservicio de programas de estudio
    • Los estudiantes que se van a otras universidades o simultanean estudios fuera de la UNED, piden una certificación académica y una copia legalizada de los programas de estudios para solicitar reconocimientos (las antiguas convalidaciones). Las copias legalizadas de los programas se hacían antes a mano, ocasionando mucho trabajo (selección de programas, impresión, firma y sello, y envío postal). Ahora los estudiante las recuperan a través de la sede electrónica y las universidades de destino pueden comprobar su autenticidad mediante su firma electrónica o su código CSV que permite el cotejo electrónico en la sede.
  • Papeletas electrónicas de curso de acceso a la universidad
    • Muchos de los estudiantes que superan el curso de acceso a la universidad solicitan plazas en otras universidades. Los plazos para estas solicitudes son breves. Los estudiantes pueden retirar ahora su papeleta en formato electrónico. La universidad de destino puede comprobar su autenticidad mediante su firma electrónica o su código CSV que permite el cotejo electrónico en la sede.

En este proceso de transformación, la limitación de recursos tanto humanos como económicos respecto a las necesidades de informatización de la Universidad ha sido una de las primeras dificultades. Las necesidades de informatización surgen fundamentalmente de las nuevas formas de trabajo y de cambios legislativos. Las nuevas formas de trabajo se refieren a que se ha pasado de la gestión en papel, a contar con cierta ayuda en ciertos procesos y, de ahí, a un estado final en que se espera que prácticamente cualquier acción administrativa o académica esté completamente informatizada. Los cambios legislativos incluyen las normas de administración electrónica, por ejemplo, y los nuevos sistemas de estudios superiores que incluyen grados, másteres oficiales y el nuevo sistema de doctorado.

Otra dificultad importante es la complejidad organizativa. La UNED es la universidad más grande del país. Además del tamaño, los cambios legales y la creciente informatización integrada ha supuesto un reto al requerir del conjunto de la universidad el trabajar de forma más coordinada que nunca, lo que supone un cambio de cultura organizacional.

La transformación digital está liderada internamente por el Equipo de Gobierno, la Gerencia y Vicerrectorado de Medios y Tecnología junto al Centro de Tecnología de la UNED. Externamente, el CIO a nivel de la Administración General del Estado, la estructura coordinada de gobierno de las TIC y los servicios declarados como compartidos por el Consejo de Ministros han supuesto también un liderazgo del Gobierno y del Ministerios de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP).

Para seguir avanzando en este proceso nos queremos centrar en la profundización y modernización del apoyo informático a la docencia y los procesos administrativos. En especial:

Mejorar el control y ejecución de los proyectos. Para ello se está estableciendo un sistema centralizado en que dar soporte a parte de los procesos de desarrollo mediante Team Foundation Server, de Microsoft.

A nivel de administración electrónica estamos completando el conjunto de infraestructura base, con la nueva versión de sede electrónica de Acceda, y las soluciones de registro (Geiser) y archivo (Archive). Se trata de tres grandes soluciones que nos proporciona el MINHAP y que, una vez establecidas, permitirán que las muchas aplicaciones ya existentes se apoyen en ellas para completar los requisitos normativos de administración electrónica.

A nivel de infraestructura, los retos principales próximos son establecer un sistema de virtualización del almacenamiento y contar con un CPD de respaldo.

Otro proyecto estratégico es el de cambiar nuestros productos de portal por un producto actual, que nos permita incorporar muchas de las innovaciones que el ámbito de la web se han desarrollado en los últimos años. Es un proyecto complejo que va a requerir desde nuevos servidores hasta una estrategia para migrar aplicaciones y bastantes miles de páginas web.

Mª Carmen García Llamas. Vicerrectora de Medios y Tecnologías de la UNED.

 

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