Pólizas desde el hub de documentos

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El grupo VHV, compañía aseguradora alemana, ha llevado a cabo un importante proyecto para rediseñar su sistema de output management (OM). Ahora, éste gira en torno a un pool de impresión que agrupa y da salida a toda la documentación física y digital de la compañía. Actualmente cuenta con numerosos canales de entrega digitales, incluido E-Postbrief.

Cuando incorporó una nueva aplicación para la creación de documentos en el área de contenidos de seguros del hogar, el grupo VHV vio una oportunidad para modernizar su output management (OM – gestión de salida de documentos). Parecía ser mejor centralizar los envíos independientemente de la aplicación que produjo la correspondencia, es decir, todos los documentos serían transferidos al centro de impresión a través de un único canal. Por eso el grupo decidió incorporar una instancia central para preparar y enviar desde ahí la correspondencia. Dado que los documentos impresos confluían primeramente allí, la compañía denominó a la solución “pool de impresión.”

Este pool de impresión recibe todos los documentos, los convierte en el formato deseado para el destinatario, los agrupa en correos postales optimizados y añade cualquier tipo de insertos. Solamente una tecnología que soporta todos los canales de entrega digitales y analógicos lo puede hacer. Después de todo, los medios electrónicos como el e-mail y E-post se han convertido en algo esencial en las comunicaciones externas de las aseguradoras, como puede observarse en el ratio de correspondencia física a digital.

Un solo sistema para todos los canales

En un principio lo prioritario era la salida física. El objetivo estaba en entregar los documentos a un proveedor de impresión exclusivamente como archivos AFP. Posteriormente, cuando las alternativas digitales comenzaron a tomar protagonismo, se fueron añadiendo los canales pertinentes al pool de impresión. De esta manera la capacidad multicanal se convirtió en un criterio de selección definitivo para la tecnología de la solución potencial de software. La herramienta también necesitaría albergar todos los formatos de datos estándares, tanto en la parte de entrada como en la de salida de los documentos. Finalmente, tenía que ajustarse bien a la nueva solución para correspondencia, con una integración fácil y sencilla.

Después de una exhaustiva valoración de diferentes proveedores de OM, la elección recayó en DocBridge Pilot. Carl Oelker, responsable de sistemas y aplicaciones informáticas del grupo VHV explica esta decisión de la compañía: “La solución de Compart prepara grandes cantidades de datos de forma rápida y fiable y soporta todos los formatos de documento que existen en la empresa“. El directivo también subraya su estabilidad cuando se ejecuta en segundo plano, “el software es siempre bueno porque apoya el trabajo diario del usuario en lugar de hacerlo más difícil.”

Un proyecto de importancia estratégica

La implementación de DocBridge Pilot significó una revisión fundamental a la panorámica de OM y, junto con la aplicación simultánea de la nueva solución para correspondencia, ha sido uno de los mayores proyectos TI llevados a cabo por grupo VHV. Toda la división de contenidos de seguros del hogar cambió a DocBridge Pilot y a la solución de correspondencia. Tras un breve intervalo, le siguieron otras divisiones, como la de accidentes, responsabilidad civil, auto y las divisiones de préstamos. Otras muchas, entre las que se incluye la división de seguros de vida, están pendientes de migrar también. Al final el pool de impresión es el interfaz con el proveedor externo de impresión. Instalar el pool de impresión ha sido el mayor reto porque todas las aplicaciones especiales que crean impresión de salida se unifican allí. Michael Amme, especialista Senior en Output Management en el grupo VHV comenta: “hasta el momento no hemos encontrado ningún requisito que no pudiéramos implementar usando DocBridge Pilot. Es importante que los departamentos especialistas creen los requisitos previos para transferir los datos de manera fiable para que los documentos pueden ser enviados.”

Perfecto seguimiento del documento

Por encima de todo, Carl Oelker y Michael Amme valoran la flexibilidad de la aplicación. “DocBridge Pilot es un producto de software estándar perfectamente desarrollado que alberga fácilmente nuevos formatos y puede adaptarse a necesidades específicas.” Por ejemplo, el sistema genera automáticamente estadísticas en formato HTML al final de un proceso de trabajo, lo cual confirma que la producción ha fluido de manera correcta. Además, el informe contiene información detallada sobre la distribución de las páginas y los documentos que tienen que imprimirse (por ejemplo: separatas, tipo clasificación postal o localización de la producción). Ello ofrece a VHV una visión diaria, semanal y mensual del volumen de documentos que realiza.  Para Carl Oelker: “configurar la función de estadísticas en el pool de impresión no tuvo absolutamente ningún problema. Funciona perfectamente desde el primer momento.”

Ambos directivos coinciden en que la solución permite una excelente búsqueda. A cada documento se le asigna un identificador único de 18 dígitos cuando se crea y conserva esa única identificación a través de todo el ciclo del procesamiento, incluido el envío, muy similar al número de lote que se usa para un control parecido en los sectores farmacéutico y alimentación. VHV utiliza los identificadores para realizar un seguimiento de cuándo y dónde se creó y envió el documento, cuántas copias existen, si se añadieron inserciones y cuáles, dónde se archivó, etc. Los identificadores se emiten sólo una vez, lo que garantiza la gestión de muchas ambigüedades.

“El sistema proporciona datos muy significativos que incluso una persona sin conocimientos puede entender,” resalta Carl Oelker elogiando el análisis de fácil uso. Los informes también soportan test absolutamente completos (por ejemplo, ¿dónde se enviaron y archivaron los documentos pendientes?). La gestión de devoluciones (“bounce management”) usa la identificación única para detectar documentos devueltos debido a una dirección de e-mail errónea. DocBridge Pilot proporciona la base tecnológica para encaminar automáticamente un email no entregado al proceso apropiado.

Envío automático según las normas establecidas

Los correos físicos se controlan estrictamente. Todos los documentos del pool de impresión son remitidos al proveedor de impresión a las 4:30 a.m. del mismo día. Algunos departamentos tienen hasta el mediodía de esa misma jornada de la entrega. En este caso, el procesamiento está totalmente automatizado y la secuencia del proceso se define con precisión basándose en la urgencia.

DocBridge Pilot agrupa los documentos para un correo postal optimizado. Automáticamente el sistema sugiere la categoría dentro de los diferentes tipos postales y se envía al proveedor de impresión externo. De esta forma VHV decide la tarifa postal para cualquier tipo de correo. El proveedor de impresión es responsable del franqueo TI, sin embargo, el pool de impresión establece él mismo los pre-requisitos necesarios.

Pool de impresión: sin vislumbrar aún el final del camino

Un criterio de selección importante para el grupo VHV fue la inserción automática de ficheros adjuntos. DocBridge Pilot tiene en cuenta el número de recursos (estaciones) que el proveedor de impresión tiene disponibles para incluir attachments y agrupa los trabajos por estación. Para pequeñas cantidades necesitadas de insertos, DocBridge Pilot también las imprime, lo cual permite personalizarlas con el número de póliza del informe. Todo inserto que se requiera para e-mail o E-post es añadido electrónicamente.

Otra característica de la solución de Compart que tanto Oelker como sus colegas aprecian es el sofisticado manejo de los logos. Dependiendo del canal de entrega del documento, el sistema elige el logo, si corresponde, y el color. Igualmente suprime el logotipo si la aplicación que genera el documento ya lo incluyó.

El grupo VHV cambió de forma simultánea a impresión en color. DocBridge Pilot incluye reglas que analizan cuando un documento debe ser impreso en blanco y negro o a todo color. La solución de Compart proporciona la gestión de recursos necesaria. El objetivo es garantizar un color sólido y ajustar el espacio de color según sea necesario.

Desde que la compañía aseguradora implementara DocBridge Pilot han aparecido dos versiones de actualización; la versión actual es 2.13. En un futuro se planea encaminar todos los documentos que crea VHV desde el pool de impresión. Entonces HTML será establecido como el formato estándar para envío d

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