Cuando es hora de implantar un software de gestión

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Determinar el momento en el que es conveniente implantar un software de gestión empresarial, no es sencillo. Hay muchas variables que condicionan la decisión, desde el análisis de la situación real de la empresa, la determinación de necesidades o requerimientos de gestión o la búsqueda de los sistemas con las funcionalidades adecuadas, hasta el apartado de la inversión, sin olvidarnos, por supuesto, de la sacudida de cambios que se producirá en el entorno de los propios usuarios que verán modificado, sí o sí, el modo en el que habitualmente desempeñan sus tareas.

Pero, por encima de todas estas cuestiones, destaca la de saber descifrar las pistas que nuestra empresa nos va dando sobre la idoneidad o no de implantar un sistema de gestión empresarial, con todas sus consecuencias.

Se me ocurren seis argumentos que pueden ayudarte a determinar si tu pyme está en el momento oportuno para platearse o no el reto. Ahora bien, como todos los retos pueden ser motivadores o estresantes. En este caso, el acompañamiento de un proveedor tecnológico que realmente actúe como un verdadero socio e impulsor del cambio, será un factor determinante para hacer preponderar las razones positivas frente a los posibles frenos.

  1. Información que no fluye. Si los departamentos no se comunican, si no intercambian datos, si no es posible relacionar la información de unos con la de otros, está claro. Es el primer síntoma. Estandarizar los procesos de intercambio de información entre departamentos, áreas o equipos de trabajo, será una de las
    primeras labores que abordará un ERP. El trabajo colaborativo permitirá, además de compartir los datos, mejorar las relaciones y, a buen seguro, los resultados económicos. Son cosas distintas pero interrelacionadas entre sí. Primero, más facilidad para obtener información (de manera autónoma o a través de algún compañero), segundo, mayor confianza en los datos que se manejan y, por tanto, más facilidad para tomar decisiones comprometidas y, tercero, si somos capaces de replicar proyectos o modelos exitosos implementados en otros departamentos, ganaremos tiempo de prospección y habremos generado alianzas internas que pueden ayudar a realizar trabajos con perspectivas globales.
  2. Datos desactualizados. Esta es una de las peores cosas que le puede pasar a una organización. Ya sea en el departamento financiero o en el comercial o en cualquier otro área, disponer de información consolidada, es sencillamente imprescindible. En relación con el punto anterior, he de decir que, aunque la información no fluya, lo que sucede en un departamento afecta directamente a los demás. Por eso, ¡ojo! que tu negocio está dándote la segunda pista.

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  1. Programas obsoletos. La empresa ya está informatizada y se apoya en un software para el desarrollo de determinadas tareas, operativas, estratégicas, administrativas, etc., lo que no significa que el funcionamiento de esos aplicativos esté optimizado. Es decir, que puede ser que las necesidades hayan cambiado desde la adquisición del aplicativo, hasta el momento actual y el sistema no haya ido sumando funcionalidades como debiera, o las versiones están desactualizadas, o la vida útil del equipo está dando sus últimos coletazos. Si tardas demasiado tiempo en hacer determinadas cosas, si prefieres apoyar por ejemplo, tu contabilidad en un Excel, antes que utilizar tus aplicaciones informáticas, es muuuuuuuuuyposible que estés ante un nuevo síntoma.
  2. Muchos aplicativos desordenados. Si no sabes a qué software acudir para contabilizar una factura o para generar un pedido o para controlar el stock en el almacén, es decir, si tienes varias alternativas para realizar determinadas tareas, quizá es que algún aplicativo sobra. Esta descentralización o mejor dicho, esta masificación de sistemas, provoca el caos y la desgana. El ERP servirá de catalizador de procesos y permitirá centralizarlos en un único programa. La centralización además de los múltiples beneficios funcionales, inducirá una jugosa reducción de costes. Así que, sí, estamos ante un cuarto indicativo de que algo debe cambiar.

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  1. Falta de elasticidad. Que el negocio crezca, siempre es una buena noticia. Pero ese crecimiento se debe acompañar de una gestión adecuada y ésta a su vez, sólo será posible si se apoya en los sistemas adecuados. Un buen programa permitirá crecer en función de las necesidades que plantee progresivamente la organización, sumando módulos, incorporando funcionalidades, etc. pero siempre manteniendo el corazón de la herramienta y evitando nuevos procesos de implantación, formación, reconocimiento, etc.  Pero también si la empresa decide, en un momento dado, contraerse, el aplicativo deberá responder en la misma medida porque tan importante es sumar para crecer como restar para especializarse, por ejemplo, o para reestructurarse. Por lo tanto, si ante una situación de este tipo, tu primer pensamiento se va a la respuesta que ofrecerá tu ERP, claramente, necesitas un cambio.
  2. Respuestas lentas y confusas.Generalmente cuando los clientes o los potenciales clientes acuden a nuestra organización para solventar alguna duda, las respuestas por nuestra parte han de ser claras, concisas, sencillas y rápidas. Si ves que esto no siempre es así, entonces, quizá deberás mirar si la información no está centralizada, o si el acceso a la misma no es sencillo, o si dispones de muchos datos pero difíciles de interpretar. Si es así, lo tendrás claro. Es el momento de pensar en la implantación de un sistema de gestión empresarial. A partir de ahora, deberás empezar otra batalla, la de la elección del ERP y del proveedor.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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